Pour réduire les coûts de déplacement et optimiser le temps de travail de leurs employés, de plus en plus d’entreprises optent pour une visioconférence plutôt qu’une réunion classique. Cette technique permet aussi d’améliorer l’empreinte carbone de la société et apporte d’autres avantages encore plus importants. Cependant, pour en profiter, vous devez savoir bien organiser une réunion à distance. Voici quelques astuces pour vous aider dans la planification d’une visioconférence.
Déterminer l’ordre du jour
Pour réussir à bien organiser une (réunion en )visioconférence, la première chose à faire est de définir l’ordre du jour. Il s’agit de la liste des éléments à voir/discuter durant la réunion. L’envoi de ce document doit généralement être réalisé dans les 24h ou les 48h avant le jour J. Cela permet aux participants d’avoir une idée des sujets à aborder lors de cette assemblée. Même s’ils ne sont pas directement concernés par la problématique à résoudre, ils peuvent donner leurs avis.
Effectuer quelques préparatifs
La réussite d’une visioconférence passe également par quelques préparatifs. C’est une étape à ne pas négliger, même si vous avez déjà établi un ordre du jour. Elle consiste à dresser une liste de questions en rapport au thème de la réunion. Par ailleurs, elle peut comprendre les objectifs et les idées directrices de l’assemblée. Bref, le but de ces préparatifs est de vous aider à obtenir le résultat qui vous a poussé à planifier cette réunion. C’est aussi un moyen pour vous de (vous repérer/situer et )ne pas perdre de vue votre objectif.
Bien choisir sa tenue
La tenue est un autre élément à considérer pour bien organiser une visioconférence. Veillez à choisir vos vêtements comme si vous alliez vous rendre au travail. Pour limiter les risques d’ondulations de l’image, évitez les motifs à carreaux et les rayures. Ne mettez pas également une tenue d’un noir profond ou d’un blanc brillant.
Se munir du bon matériel
Un bon matériel fait aussi partie des éléments à prendre en compte pour mener à bien une visioconférence. Par exemple, si vous avez besoin de connexion(internet ) le jour J, assurez-vous que votre wifi fonctionne très bien.
Profitez-en pour vérifier si on peut vous entendre dans toute la salle. Si ce n’est pas le cas, faites réviser/réparer votre micro. Vous pouvez également mettre à la disposition des participants des écouteurs ou des casques. La connexion/liaison sera plus claire.
Pour attirer toute l’attention de vos participants, lors d’une visioconférence, mettez/placez à la hauteur de vos yeux votre webcam. Pour assurer une bonne visibilité à vos interlocuteurs, l’utilisation de caméras peut être indispensable. Privilégiez les modèles haute définition.
Pour être à l’aise durant toute la durée de la visioconférence, il vaut mieux vous servir de fauteuil ou de chaise. Cela dépend de l’espace disponible dans lequel votre réunion se déroule/se tiendra.
La réussite d’une visioconférence dépend aussi d’un bon éclairage. Veillez à ce qu’il ne se situe ni derrière vous ni sur le côté. Vos interlocuteurs risquent de n’apercevoir que votre silhouette ou une partie de votre visage.
Quoi qu’il en soit, lorsque vous vous arrêtez de parler, ayez toujours l’habitude d’éteindre votre micro. Les autres participants peuvent entendre des sujets qui ne les regardent pas. Assurez-vous également de fermer tous les programmes sur votre ordinateur qui ne concernent pas la réunion. Ils peuvent être source de distraction.
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